Avez-vous fait le choix de vivre sans papier ? Les technologies actuelles permettent de se passer du papier pour le remplacer par un équivalent numérique dans la plupart des cas, mais est-ce aussi pratique et fonctionnel ? Est-ce seulement possible de vivre en mode "zéro papier" ?
C'est sur ces questions que nous vous avons interrogé dans un appel à témoins sur nos forums. Vous avez été une soixantaine à y répondre, avec à la fois des arguments pour ou contre la suppression du papier dans son quotidien, mais aussi des conseils pratiques pour y parvenir.
Vous êtes une écrasante majorité à plébisciter le remplacement du papier par son équivalent numérique. Sur l'ensemble des réponses relevées, une poignée seulement des témoignages rejette le principe même du "zéro papier" et privilégie toujours la feuille de papier.
L'un des arguments des opposants à l'abandon du papier est, de manière surprenante au premier abord, la pérennité. Almux résume bien cet aspect de la question : « Gardons deux trois trucs sur papier, quand même… à moins que nous voulions absolument que, d'ici un siècle ou deux, la descendance [ne puisse pas] connaître ce qui s'est passé à notre époque. "L'électronique" est chose bien fragile. » au-delà de la conservation du papier, cet argument est renforcé par jcesar qui évoque « l'obsolescence des formats et des logiciels d'archivage ».
Cet argument est toutefois rejeté par jabial :
En majorité, vous souhaitez diminuer l'importance du papier dans votre vie et remplacer ces encombrantes feuilles par des versions numériques. Les arguments sont nombreux, mais la plus grande facilité à ranger des documents numériques et la place plus faible qu'ils occupent sous cette forme revient souvent.
Autre argument, la possibilité de trouver beaucoup plus rapidement un document grâce à l'indexation des documents numériques. LBX ne manque pas d'enthousiasme quand il s'agit d'évoquer cet aspect : « Pour la paperasse par contre, il n'y a que des avantages : la recherche, bon sang ! La recherche ! Plus besoin de fouiller, d'aller à la cave ou autres placards et tiroirs. Ça peut même être dans la poche avec un iPhone. »
Le partage de documents ou d'informations est également simplifié par la dématérialisation. « Pour échanger des documents, j'utilise beaucoup DropBox » : comme FloMo, vous avez été nombreux à citer cet argument pour justifier le choix du "zéro papier". Flippy18, étudiant, utilise également ce service « pour tous les travaux de groupe ». L'envoi d'un document par mail, ou son partage avec un service comme Dropbox accélèrent et simplifient l'opération. L'autre avantage associé est d'avoir en permanence avec soi tous les documents, quel que soit le terminal en votre possession à un moment donné.
Pour elliatedm, c'est même l'écran Retina du nouvel iPad qui lui a permis de s'affranchir du papier. La meilleure définition rend possible la lecture de documents, même longs, tandis que les services de cloud synchronisent le tout entre Mac et tablette :
On le voit, le "zéro papier" apporte une souplesse et une fluidité que le support papier pouvait freiner. Reste que l'abandon du papier n'est pas toujours possible…
La majorité des personnes qui ont répondu à l'appel à témoins souhaite abandonner totalement le papier, mais la moitié des témoignages qui vont dans ce sens évoque des difficultés ou des blocages pour y arriver. Rares sont ceux qui ont une démarche aussi radicale que celle de Wilnock :
Les témoignages sont en général plus raisonnables et ils font état de nombreux blocages qui obligent à garder quelques papiers. Il y a d'abord une raison légale à cela : comme le rappelle pim, la loi vous oblige à garder certains documents dans leur forme originale pendant un certain nombre d'années (liste complète). Un livret de famille, un testament ou encore un contrat de mariage ne peuvent être jetés après numérisation. Les déclarations de revenus et autres avis d'imposition doivent être conservés trois ans, les bulletins de salaire et contrats de travail ne peuvent pas être jetés et même une facture d'électricité, de gaz ou d'eau doit être conservée deux voire quatre ans.
Pour tous ces documents, la stratégie employée par Maldavée est incontestablement la plus sage :
L'administration est citée à plusieurs reprises comme un frein au "zéro papier", même si vous reconnaissez aussi que des efforts sont effectués. Le cas des impôts est significatif : longtemps cantonné au papier, l'administration a rendu le paiement par Internet possible, mais contraignant pendant quelques années. C'est désormais une tâche assez simple à réaliser sans papier, du moins tant que vous restez dans un cadre simple.
paradize liste ainsi tous les services qui proposent leurs factures ou documents officiels sur Internet : « Pour EDF, Internet, téléphones portables, nous avons les factures stockées directement sur leurs sites internet. Les impôts sont faits sur internet également. » Signalons aussi que plusieurs formulaires officiels peuvent être préremplis sur Internet grâce au service mon.Service-Public.fr, même si la dernière étape implique souvent d'imprimer le formulaire prérempli, de le signer et de le transmettre au service concerné.
sekajin a été confronté à ce type de situation, mais a réussi à éviter l'impression en envoyant un mail explicatif :
Le "zéro papier" ne peut pas être totalement atteint pour des raisons légales ou pratiques, mais comme on peut le constater, les mentalités évoluent et les solutions alternatives existent souvent. illu_64 évoque de son côté l'envoi d'un courrier à une personne qui ne dispose pas d'un ordinateur :
L'envoi d'un mail n'est pas toujours possible, même si FloMo dit utiliser une alternative : « quand j'ai un courrier à envoyer, j'utilise les services en ligne de la Poste ». Il fait référence au service Lettre en ligne qui permet d'envoyer une lettre sans imprimer de papier, ni même acheter d'enveloppe ou de timbre.
Le "zéro papier" a ses détracteurs, et pas seulement pour les raisons légales ou techniques que nous venons d'évoquer. Certains d'entre vous aimeraient bien se passer du papier, mais n'y arrivent pas, du moins pas totalement. rol2308 doit comparer plusieurs documents en même temps, ce qui est beaucoup plus simple après impression :
Malcolmm trouve aussi le papier plus simple à lire, mais aussi à partager en réunion, sans avoir à s'occuper de la connexion Internet :
Dans le même ordre d'idée, jupiter123 fait tout pour abandonner le papier, mais regrette de devoir passer plus de temps devant un écran. Boumy, graphiste, a longtemps utilisé une tablette graphique avant de revenir au papier, même s'il lui arrive aujourd'hui de dessiner sur un iPad :
Le passage au "zéro papier" peut s'avérer complexe. La mise en place est longue et contraignante, et il faut être méthodique. Comment mettre en place une bonne stratégie de numérisation ? Vous avez été plusieurs à donner vos solutions…
Parmi les témoignages, celui de pim détaille tous les points nécessaires à la suppression efficace du papier. La première étape est la numérisation. Comme plusieurs d'entre vous, pim a investi dans un scanner dédié à la numérisation de feuilles de papier : un ScanSnap de Fujitsu. Comme le souligne LBX, « c'est un investissement de départ » puisqu'il faut compter au minimum 300 € au minimum, plus de 550 € pour le modèle haut de gamme (photo).
Ces appareils sont capables d'enregistrer très rapidement une version numérique de vos papiers, en recto-verso, avec en option une reconnaissance optique des caractères qui permet l'indexation et la recherche des fichiers. Les ScanSnap ont aussi comme avantage d'accepter plusieurs feuilles en entrée, ce qui accélère le processus de numérisation de vos anciens papiers. pim donne sa configuration :
Ce produit accélère les traitements, mais ils restent malgré tout assez longs et ce lecteur reconnaît passer des heures à numériser tout le papier. Il faut dire qu'il a choisi une approche "zéro papier" assez radicale et pim passe tout au scanner, même ses magazines et ses livres :
Étudiant à l'université, fongi a des besoins limités et s'il doit scanner un document, il utilise son iPhone. Le modèle actuel ou le précédent offrent une qualité largement suffisante pour cette tâche et iCloud simplifie les transferts, comme il l'explique :
igors est également étudiant et lui utilise, plus originalement, son iPad pour sauvegarder un document papier. Le nouvel iPad dispose d'une caméra de qualité suffisante pour cette tâche, mais il faudra prévoir malgré tout de la place supplémentaire pour mener l'opération à bien :
Tous les documents n'ont pas besoin d'être numérisés, et pour cause : de plus en plus d'entreprises ou d'administrations proposent des documents ou factures dématérialisées, ce qui facilite le passage au zéro papier.
Une fois les documents numérisés, il faut les stocker correctement pour ne rien perdre et pour les retrouver facilement en cas de besoin. La question technique du stockage est essentielle et deux camps se distinguent dans vos réponses. Il y a ceux qui préfèrent utiliser les solutions les plus simples possibles et qui parient sur leur pérennité : ils stockent alors simplement leurs documents dans le Finder. Les méthodes de rangement varient en fonction des témoignages, mais on notera que vous préférez tous une organisation très stricte par dossier plutôt que de faire confiance uniquement à Spotlight.
Le Finder a pour lui la transparence et la simplicité. Spotlight peut indexer le contenu et faciliter la recherche d'un élément, mais cette méthode a surtout l'avantage d'être interopérable. Si vous achetez un jour un ordinateur qui n'est pas vendu par Apple, vous pourrez conserver très facilement les documents et la structure mise en place. Le constructeur fournit en outre une solution efficace pour la sauvegarde des données avec Time Machine qui est la première mesure de sécurité à mettre en place selon pim :
Pour aller plus loin, le mieux reste d'externaliser la sauvegarde des données. Pour cela, les méthodes sont à nouveau variées, pim a choisi de laisser une sauvegarde chez ses parents et de la mettre régulièrement à jour. Vous êtes également nombreux à utiliser un service en ligne et Dropbox est sans surprise celui qui revient le plus souvent. La formule gratuite propose 2 Go de stockage, ce qui sera suffisant pour les papiers les plus importants.
Ces services en ligne assurent une plus grande sécurité sur vos données en les dupliquant sur de nombreux serveurs. Si votre ordinateur tombe en panne, vous pourrez retrouver rapidement les fichiers. Dropbox a l'avantage de s'intégrer parfaitement au Finder et d'être ainsi compatible avec son utilisation pour stocker les données.
Si vous vous inquiétez pour la sécurité des données et souhaitez éviter que n'importe qui puisse y avoir accès, gérer les documents avec le Finder n'est pas la meilleure solution, même si vous pouvez créer avec l'Utilitaire de disque une image disque sécurisée par un mot de passe (lire : Pas-à-pas : protéger le contenu d’une clef USB).
Vous êtes aussi nombreux à utiliser une application spécialisée dans le stockage et la gestion de documents plutôt que le Finder. Cette fois, c'est DEVONthink [2.3.4 / Démo – Français – 39,99 € – DEVONtechnologies, LLC] qui est le logiciel le plus souvent cité, surtout dans ses déclinaisons Pro et Pro Office. Ce gestionnaire de documents a quelques avantages pour lui, il prend parfaitement en charge les scanners ScanSnap, il offre un module de reconnaissance optique de caractères et son module de recherche est plus pointu que Spotlight comme le rappelle LBX :
D'autres logiciels sont évoqués dans les témoignages : Filemaker Pro pour les plus exigeants ou des concurrents de DevonThink comme Paperless [2.1.6 – US – 39,99 € – 20,2 Mo – Mariner Software] ou Papers qui a l'avantage d'être disponible également sur Windows et iOS et qui est plus orienté recherche.
Vous êtes en revanche peu nombreux à utiliser l'un des services en ligne conçus spécifiquement pour le stockage de documents importants. Sucellus a jeté son dévolu sur SécuriBox qui offre 1 Go de stockage (plus d'espace en option) et qui est surtout capable de récupérer automatiquement les documents à la source. La plupart de vos factures devraient ainsi être indexées automatiquement et gratuitement, mais aussi les documents fournis par certains services publics, voire vos fiches de paye. Pour ce dernier cas, il faut l'accord de votre entreprise, ce qui n'est pas toujours le cas…
Cortox est l'un des concepteurs d'un service similaire : Greenbureau. Avantage de ce concurrent, il est totalement gratuit et propose un espace de stockage illimité. En revanche, le nombre de sources est plus limité.
Ces solutions spécialisées ont l'avantage de simplifier considérablement les procédures fastidieuses de recherche, stockage et gestion de documents. Elles impliquent en revanche de faire confiance à un tiers et la pérennité des données n'est pas assurée si l'entreprise à l'origine du service devait cesser son activité.
En guise de conclusion à cette compilation de témoignages, la réflexion de Bélisaire est intéressante. Cet universitaire explique que la logique "zéro papier" n'est en rien récente et que l'on en parle depuis déjà de nombreuses années, sans avancées majeures dans ce sens :
Alors que les technologies modernes devraient permettre de réduire la quantité de papier imprimé, on imprime toujours plus. Le papier reste un élément important dans notre société, que ce soit sous la forme d'un livre ou même d'une photocopie jetable…
Sur le même sujet :
- Tous les témoignages de cet appel à témoins
- Les autres témoignages des lecteurs de MacGeneration
C'est sur ces questions que nous vous avons interrogé dans un appel à témoins sur nos forums. Vous avez été une soixantaine à y répondre, avec à la fois des arguments pour ou contre la suppression du papier dans son quotidien, mais aussi des conseils pratiques pour y parvenir.
"Le zéro papier, en voilà une bien belle idée !" (Simbouesse)
Vous êtes une écrasante majorité à plébisciter le remplacement du papier par son équivalent numérique. Sur l'ensemble des réponses relevées, une poignée seulement des témoignages rejette le principe même du "zéro papier" et privilégie toujours la feuille de papier.
L'un des arguments des opposants à l'abandon du papier est, de manière surprenante au premier abord, la pérennité. Almux résume bien cet aspect de la question : « Gardons deux trois trucs sur papier, quand même… à moins que nous voulions absolument que, d'ici un siècle ou deux, la descendance [ne puisse pas] connaître ce qui s'est passé à notre époque. "L'électronique" est chose bien fragile. » au-delà de la conservation du papier, cet argument est renforcé par jcesar qui évoque « l'obsolescence des formats et des logiciels d'archivage ».
Les archives papier peuvent être conservées très longtemps… (archives Sonel)
Cet argument est toutefois rejeté par jabial :
L'électronique est beaucoup plus durable que le papier. Le papier se dégrade en permanence et chaque copie est dégradée par rapport à l'original. Un livre peut se garder s'il est spécialement entretenu. Une pile de documents laissée à l'abandon dans une cave humide est totalement illisible en moins de 10 ans. Du papier peut brûler.
Au contraire, l'électronique se copie de façon parfaite. Ma maison brûle ? J'ai perdu mon toit mais aucun document […] Pour assurer la conservation d'une donnée électronique, il suffit de la répliquer toutes les quelques années sur un nouveau support. Et pour éviter le risque de panne, on peut en prendre deux ou trois.
En majorité, vous souhaitez diminuer l'importance du papier dans votre vie et remplacer ces encombrantes feuilles par des versions numériques. Les arguments sont nombreux, mais la plus grande facilité à ranger des documents numériques et la place plus faible qu'ils occupent sous cette forme revient souvent.
J'habite dans un petit appartement avec peu de rangement, du coup j'ai très peu de papiers à gérer : les factures sont toutes au format électronique, les quelques papiers importants sont scannés puis recyclés. (Mageekmomo)
Autre argument, la possibilité de trouver beaucoup plus rapidement un document grâce à l'indexation des documents numériques. LBX ne manque pas d'enthousiasme quand il s'agit d'évoquer cet aspect : « Pour la paperasse par contre, il n'y a que des avantages : la recherche, bon sang ! La recherche ! Plus besoin de fouiller, d'aller à la cave ou autres placards et tiroirs. Ça peut même être dans la poche avec un iPhone. »
Spotlight indexe par défaut tous les documents et permet ainsi de les retrouver rapidement.
Le partage de documents ou d'informations est également simplifié par la dématérialisation. « Pour échanger des documents, j'utilise beaucoup DropBox » : comme FloMo, vous avez été nombreux à citer cet argument pour justifier le choix du "zéro papier". Flippy18, étudiant, utilise également ce service « pour tous les travaux de groupe ». L'envoi d'un document par mail, ou son partage avec un service comme Dropbox accélèrent et simplifient l'opération. L'autre avantage associé est d'avoir en permanence avec soi tous les documents, quel que soit le terminal en votre possession à un moment donné.
Pour elliatedm, c'est même l'écran Retina du nouvel iPad qui lui a permis de s'affranchir du papier. La meilleure définition rend possible la lecture de documents, même longs, tandis que les services de cloud synchronisent le tout entre Mac et tablette :
J'ai réussi à me passer quasi complètement du papier cet année… grâce au Retina sur l'iPad. Je suis enseignant et en parallèle je reprends des études en Histoire, et je dois donc lire beaucoup. Je fais mon journal de cours sur Evernote iPad, y ajoute des choses préparées au fil de mes pensés, et je prépare mes leçons selon ces notes synchronisées sur l'iPad. Sur le Mac, je mets à jour ces notes pour avoir sur l'iPad le déroulé de cours sous les yeux avant la leçon. […] Je modifie mes leçons directement dans le fichier, et il est mis à jour sur tous les périphériques.
On le voit, le "zéro papier" apporte une souplesse et une fluidité que le support papier pouvait freiner. Reste que l'abandon du papier n'est pas toujours possible…
"J'essaye de passer au zéro papier depuis plusieurs années, mais je n'y suis pas encore arrivé." (Sucellus)
La majorité des personnes qui ont répondu à l'appel à témoins souhaite abandonner totalement le papier, mais la moitié des témoignages qui vont dans ce sens évoque des difficultés ou des blocages pour y arriver. Rares sont ceux qui ont une démarche aussi radicale que celle de Wilnock :
Technique simple et radicale:
- Planquer tous les stylos de la maison ;
- ne pas avoir d'imprimante ;
- répondre systématiquement à chaque courrier papier par un email bien senti à chaque service client, faire une copie du courrier sur son blog pour être bien certain que le service client vous prend au sérieux ;
- avoir des profils et comptes a jour pour les services administratifs (service-public.fr ...)
En six mois, je n'ai presque plus de papier a la maison.
Les témoignages sont en général plus raisonnables et ils font état de nombreux blocages qui obligent à garder quelques papiers. Il y a d'abord une raison légale à cela : comme le rappelle pim, la loi vous oblige à garder certains documents dans leur forme originale pendant un certain nombre d'années (liste complète). Un livret de famille, un testament ou encore un contrat de mariage ne peuvent être jetés après numérisation. Les déclarations de revenus et autres avis d'imposition doivent être conservés trois ans, les bulletins de salaire et contrats de travail ne peuvent pas être jetés et même une facture d'électricité, de gaz ou d'eau doit être conservée deux voire quatre ans.
Pour tous ces documents, la stratégie employée par Maldavée est incontestablement la plus sage :
De toute façon, il y aura toujours des documents papier à garder : papiers officiels filigranés, etc. Je conserve donc tout sous forme électronique, mais ne me débarrasse de l'original qu'à la date légale de péremption.
L'administration est citée à plusieurs reprises comme un frein au "zéro papier", même si vous reconnaissez aussi que des efforts sont effectués. Le cas des impôts est significatif : longtemps cantonné au papier, l'administration a rendu le paiement par Internet possible, mais contraignant pendant quelques années. C'est désormais une tâche assez simple à réaliser sans papier, du moins tant que vous restez dans un cadre simple.
paradize liste ainsi tous les services qui proposent leurs factures ou documents officiels sur Internet : « Pour EDF, Internet, téléphones portables, nous avons les factures stockées directement sur leurs sites internet. Les impôts sont faits sur internet également. » Signalons aussi que plusieurs formulaires officiels peuvent être préremplis sur Internet grâce au service mon.Service-Public.fr, même si la dernière étape implique souvent d'imprimer le formulaire prérempli, de le signer et de le transmettre au service concerné.
sekajin a été confronté à ce type de situation, mais a réussi à éviter l'impression en envoyant un mail explicatif :
Pour une démarche administrative, j'ai récemment été guidé vers un site de démarche dématérialisée. Mais arrivé sur le point qui me concernait, il y avait un PDF […] Il fallait l'imprimer. Y étaient joints une adresse postale pour l'envoyer et un email pour tout renseignement.
J’ai copié le contenu du PDF dans un mail et je l'ai complété. Je me suis excusé au cas où ma démarche serait erronée et je l'ai envoyé par mail. Deux jours après, j'avais une confirmation que mon dossier était en cours de traitement.
Le "zéro papier" ne peut pas être totalement atteint pour des raisons légales ou pratiques, mais comme on peut le constater, les mentalités évoluent et les solutions alternatives existent souvent. illu_64 évoque de son côté l'envoi d'un courrier à une personne qui ne dispose pas d'un ordinateur :
Il existe toutefois quelques courriers qu'on ne peut pas envoyer électroniquement, pour la simple raison que les destinataires n'ont pas de moyens informatiques.
L'envoi d'un mail n'est pas toujours possible, même si FloMo dit utiliser une alternative : « quand j'ai un courrier à envoyer, j'utilise les services en ligne de la Poste ». Il fait référence au service Lettre en ligne qui permet d'envoyer une lettre sans imprimer de papier, ni même acheter d'enveloppe ou de timbre.
Le "zéro papier" a ses détracteurs, et pas seulement pour les raisons légales ou techniques que nous venons d'évoquer. Certains d'entre vous aimeraient bien se passer du papier, mais n'y arrivent pas, du moins pas totalement. rol2308 doit comparer plusieurs documents en même temps, ce qui est beaucoup plus simple après impression :
De mon coté, c'est bien dans l’exécution du travail lui-même que je n'arrive pas au zéro papier. Mon boulot m'oblige à comparer/vérifier trois, voire quatre documents complexes et longs simultanément à un tableau Excel. J'ai essayé de rester sur écrans mais je n'y arrive pas. Je stocke donc "en ligne", mais je suis régulièrement amené à utiliser "l'écran papier" en plus du reste.
Malcolmm trouve aussi le papier plus simple à lire, mais aussi à partager en réunion, sans avoir à s'occuper de la connexion Internet :
Pour l'instant, les obstacles au papier zéro sont :
- Un confort de lecture qui me permettrait de ne pas imprimer pour lire et aussi un écran souple où je peux lire allongé sur le canapé et m'assoupir sans peur de la casse.
- La simplicité équivalente de photocopies qui passent de mains en mains entre plusieurs collaborateurs sans se soucier si le réseau bug.
Dans le même ordre d'idée, jupiter123 fait tout pour abandonner le papier, mais regrette de devoir passer plus de temps devant un écran. Boumy, graphiste, a longtemps utilisé une tablette graphique avant de revenir au papier, même s'il lui arrive aujourd'hui de dessiner sur un iPad :
J'ai longtemps travaillé sans papier pour mes illustrations. Direct à la tablette graphique et à l'ordinateur. Au fil des années, alors que les logiciels s'amélioraient, mes travaux en pâtissaient. Je perdais "la main", je perdais la spontanéité, la matière des surfaces, le décalage entre la main et le curseur de la souris, etc.
"Pour en arriver là, il y a un certain nombre d'étapes !" (pim)
Le passage au "zéro papier" peut s'avérer complexe. La mise en place est longue et contraignante, et il faut être méthodique. Comment mettre en place une bonne stratégie de numérisation ? Vous avez été plusieurs à donner vos solutions…
Parmi les témoignages, celui de pim détaille tous les points nécessaires à la suppression efficace du papier. La première étape est la numérisation. Comme plusieurs d'entre vous, pim a investi dans un scanner dédié à la numérisation de feuilles de papier : un ScanSnap de Fujitsu. Comme le souligne LBX, « c'est un investissement de départ » puisqu'il faut compter au minimum 300 € au minimum, plus de 550 € pour le modèle haut de gamme (photo).
Ces appareils sont capables d'enregistrer très rapidement une version numérique de vos papiers, en recto-verso, avec en option une reconnaissance optique des caractères qui permet l'indexation et la recherche des fichiers. Les ScanSnap ont aussi comme avantage d'accepter plusieurs feuilles en entrée, ce qui accélère le processus de numérisation de vos anciens papiers. pim donne sa configuration :
La performance du scanner est essentielle. Le Fujitsu est capable d'avaler tout seul cinquante pages et de les scanner en recto-verso d'une seule passe, très rapidement ! Je scanne donc recto-verso, en couleurs, en fin (équivalent 600 dpi je pense). […] Au final j'obtiens un fichier PDF assez léger (quelques 300 ko par page A4), composé d'autant d'images que de pages scannées (et aucun problème si les pages ne sont pas toutes de même taille).
Ce produit accélère les traitements, mais ils restent malgré tout assez longs et ce lecteur reconnaît passer des heures à numériser tout le papier. Il faut dire qu'il a choisi une approche "zéro papier" assez radicale et pim passe tout au scanner, même ses magazines et ses livres :
[Le scanner] n'accepte que les feuilles A4 et il ne tourne pas les pages des livres "tout seul". Donc j'ai une énorme cisaille qui peut couper 50 feuilles d'un coup. Et pour les livres, j'arrache les pages à la main, cinquante par cinquante, ou feuillets par feuillets (ça se fait très bien !), et je passe un coup de cisaille pour avoir un bord net.
Un scanner automatique de livre capable de numériser jusqu'à 2890 pages par heure. Une machine qu'un particulier ne peut évidemment pas s'offrir…
Étudiant à l'université, fongi a des besoins limités et s'il doit scanner un document, il utilise son iPhone. Le modèle actuel ou le précédent offrent une qualité largement suffisante pour cette tâche et iCloud simplifie les transferts, comme il l'explique :
Si j'ai des documents à scanner ou des documents papiers nécessaires à ma prise de note, Apple a été d'une grande aide avec iCloud et son flux de photo. En effet, lorsque j'ai un graphique sous forme papier à ajouter à ma prise de note, j'en fais une photo avec mon iPhone et en quelques secondes elle est sur mon Mac.
igors est également étudiant et lui utilise, plus originalement, son iPad pour sauvegarder un document papier. Le nouvel iPad dispose d'une caméra de qualité suffisante pour cette tâche, mais il faudra prévoir malgré tout de la place supplémentaire pour mener l'opération à bien :
Mes professeurs distribuent les feuilles en cours, je prends une photo du document, puis je rends la feuille à mes professeurs. Je re-cadre directement la photo prise sur l'iPad et je la classe dans un album correspondant à la matière du doc.
Le Scanbox, un projet Kickstarter qui facilite l'utilisation d'un iPhone comme scanner.
Tous les documents n'ont pas besoin d'être numérisés, et pour cause : de plus en plus d'entreprises ou d'administrations proposent des documents ou factures dématérialisées, ce qui facilite le passage au zéro papier.
J’ai fait de même pour toutes les procédures administratives (services publics, banque, urssaf, téléphonie, assurance…) en optant dès que cela était possible pour le tout numérique (documents en ligne, téléchargés en PDF, etc.). En 2012, énormément de services sont disponibles sous la forme dématérialisée en ligne (Trésor public, listes électorales…), cette démarche est donc facilitée avec le temps qui passe. (Alcime)
Une fois les documents numérisés, il faut les stocker correctement pour ne rien perdre et pour les retrouver facilement en cas de besoin. La question technique du stockage est essentielle et deux camps se distinguent dans vos réponses. Il y a ceux qui préfèrent utiliser les solutions les plus simples possibles et qui parient sur leur pérennité : ils stockent alors simplement leurs documents dans le Finder. Les méthodes de rangement varient en fonction des témoignages, mais on notera que vous préférez tous une organisation très stricte par dossier plutôt que de faire confiance uniquement à Spotlight.
Pour le stockage des documents, je conserve tout dans le Finder, en classant les dossiers et fichiers par date (année-mois-jour – nom du document), et en regroupant les dossiers de façon thématique. Je fais régulièrement un rangement général, comme on peut faire le tri régulièrement dans ses papiers. (Alcime)
J'ai l'habitude de trier par année (pour archiver plus facilement) et de toujours nommer mes fichiers en commençant le nom du fichier par YYYY-MM-DD, cette méthode est un peu lourde (quelques macros TextExpander aident) mais c'est pour moi un système universel bien pratique. (mauco)
Système de classement des publications pour MacGeneration de l'auteur de cet article.
Le Finder a pour lui la transparence et la simplicité. Spotlight peut indexer le contenu et faciliter la recherche d'un élément, mais cette méthode a surtout l'avantage d'être interopérable. Si vous achetez un jour un ordinateur qui n'est pas vendu par Apple, vous pourrez conserver très facilement les documents et la structure mise en place. Le constructeur fournit en outre une solution efficace pour la sauvegarde des données avec Time Machine qui est la première mesure de sécurité à mettre en place selon pim :
C'est bien gentil de passer au zéro papier, mais il faut penser aux effacements involontaires, au vol, à l'incendie, et aux éruptions solaires. Pour le premier point, les effacements involontaires et/ou inexpliqués, une Time Capsule fait l'affaire (c'est fou le nombre de PDF que j'ai dû récupérer dessus, déjà !)
Pour aller plus loin, le mieux reste d'externaliser la sauvegarde des données. Pour cela, les méthodes sont à nouveau variées, pim a choisi de laisser une sauvegarde chez ses parents et de la mettre régulièrement à jour. Vous êtes également nombreux à utiliser un service en ligne et Dropbox est sans surprise celui qui revient le plus souvent. La formule gratuite propose 2 Go de stockage, ce qui sera suffisant pour les papiers les plus importants.
Ces services en ligne assurent une plus grande sécurité sur vos données en les dupliquant sur de nombreux serveurs. Si votre ordinateur tombe en panne, vous pourrez retrouver rapidement les fichiers. Dropbox a l'avantage de s'intégrer parfaitement au Finder et d'être ainsi compatible avec son utilisation pour stocker les données.
Extrait de la présentation de Dropbox
Si vous vous inquiétez pour la sécurité des données et souhaitez éviter que n'importe qui puisse y avoir accès, gérer les documents avec le Finder n'est pas la meilleure solution, même si vous pouvez créer avec l'Utilitaire de disque une image disque sécurisée par un mot de passe (lire : Pas-à-pas : protéger le contenu d’une clef USB).
Vous êtes aussi nombreux à utiliser une application spécialisée dans le stockage et la gestion de documents plutôt que le Finder. Cette fois, c'est DEVONthink [2.3.4 / Démo – Français – 39,99 € – DEVONtechnologies, LLC] qui est le logiciel le plus souvent cité, surtout dans ses déclinaisons Pro et Pro Office. Ce gestionnaire de documents a quelques avantages pour lui, il prend parfaitement en charge les scanners ScanSnap, il offre un module de reconnaissance optique de caractères et son module de recherche est plus pointu que Spotlight comme le rappelle LBX :
DevonThink fait un peu usine à gaz au début, mais après un temps d'adaptation, de personnalisation, quelques erreurs (sans conséquences pour les fichiers) et des paramétrages (numérisation, notamment), c'est tout bonnement génial. […] (à noter qu'elle [la recherche DevonThink] est bien plus performante que Spotlight. Vraiment.
L'interface de DevonThink Pro
D'autres logiciels sont évoqués dans les témoignages : Filemaker Pro pour les plus exigeants ou des concurrents de DevonThink comme Paperless [2.1.6 – US – 39,99 € – 20,2 Mo – Mariner Software] ou Papers qui a l'avantage d'être disponible également sur Windows et iOS et qui est plus orienté recherche.
Vous êtes en revanche peu nombreux à utiliser l'un des services en ligne conçus spécifiquement pour le stockage de documents importants. Sucellus a jeté son dévolu sur SécuriBox qui offre 1 Go de stockage (plus d'espace en option) et qui est surtout capable de récupérer automatiquement les documents à la source. La plupart de vos factures devraient ainsi être indexées automatiquement et gratuitement, mais aussi les documents fournis par certains services publics, voire vos fiches de paye. Pour ce dernier cas, il faut l'accord de votre entreprise, ce qui n'est pas toujours le cas…
La solution de SécuriBox m'a attirée car ils ont des "agents" qui récupère automatiquement mes factures (téléphone, internet, EDF, Sécu, mutuelle...). J'ai même proposé à ma RH de passé par eux pour les feuilles de paye dé-materialisées, mais RH ancienne école donc non. Elle me fournit quand même ma paye en PDF que je copie à la main chez SécuriBox. (Sucellus)
Cortox est l'un des concepteurs d'un service similaire : Greenbureau. Avantage de ce concurrent, il est totalement gratuit et propose un espace de stockage illimité. En revanche, le nombre de sources est plus limité.
Ces solutions spécialisées ont l'avantage de simplifier considérablement les procédures fastidieuses de recherche, stockage et gestion de documents. Elles impliquent en revanche de faire confiance à un tiers et la pérennité des données n'est pas assurée si l'entreprise à l'origine du service devait cesser son activité.
"Le futur de l'informatique personnelle… depuis au moins trente ans" (Belisaire)
En guise de conclusion à cette compilation de témoignages, la réflexion de Bélisaire est intéressante. Cet universitaire explique que la logique "zéro papier" n'est en rien récente et que l'on en parle depuis déjà de nombreuses années, sans avancées majeures dans ce sens :
Cette question est clairement liée au futur de l'informatique personnelle... depuis au moins trente ans. Un futur antérieur en quelque sorte. Déjà en 1979, Gérard Théry qui était Directeur Général des Télécommunications (futur France Télécom) prédisait la fin de la "civilisation du papier" grâce à la télématique que l'on enterre le 30 juin de cette année (fin de Transpac). Ce discours tenu à Dallas avait déclenché des réactions plutôt "tranchées".
Paradoxalement, depuis ces trente dernières années, même si on continue de parler de fin du papier, les professionnels et les particuliers n'ont jamais autant imprimé.
Alors que les technologies modernes devraient permettre de réduire la quantité de papier imprimé, on imprime toujours plus. Le papier reste un élément important dans notre société, que ce soit sous la forme d'un livre ou même d'une photocopie jetable…
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