Test de Outlook 2011

Outlook Express puis Entourage et à nouveau Outlook (tout court), livré seul ou avec Office… en une quinzaine d'années le client de messagerie de Microsoft a connu plusieurs vies au gré des évolutions de sa suite bureautique et de Mac OS.





À l'occasion d'Office 2011, c'est une application réécrite en Cocoa qui s'avance. À certains égards, elle est mieux intégrée à Mac OS X. Elle est très similaire à sa cousine sur Windows dont elle emprunte des éléments d'interface significatifs et se veut plus à l'aise avec les serveurs Exchange (pour les utilisateurs en entreprises). Pour autant, on le verra plus loin, cette compatibilité n'est pas sans sérieuses lacunes et globalement Outlook 2011 alterne entre avancées, reculades et fonctions pas complètement abouties.



Il faut rappeler qu'Outlook n'est offert qu'avec Office 2011 "Édition Famille et Petite Entreprise" (379 €). Microsoft estime que les utilisateurs de la version plus abordable, dite "Famille et Étudiants" (139 €), n'ont pas forcément besoin d'autre chose que Mail d'Apple, d'un Gmail ou Hotmail (lire aussi Interview : Microsoft dévoile Office 2011). Un constat qu'on ne disputera pas, car Outlook est nettement plus riche que Mail (dont il importe les informations et messages), mais cette profusion est loin d'être indispensable à tous.

Carnet d'adresses synchronisé, iCal ignoré

Pour qui n'a jamais pratiqué Entourage, le prédécesseur d'Outlook, on reste sur le principe d'un outil intégré. Un tout-en-un avec messagerie, calendrier, répertoire de contacts, gestionnaire de notes et de tâches. Là où Apple préfère avoir une application pour chaque grande activité, Outlook vise à les réunir et à remplacer Mail, iCal et Carnet d'adresses.



Cependant, une option permet de récupérer les contacts de Carnet d'adresses dans Outlook sans rompre le lien entre les deux logiciels. Toute modification ou suppression d'une fiche dans l'une des applications est immédiatement répercutée dans l'autre. C'est d'autant plus nécessaire que Carnet d'adresses servira de passerelle pour synchroniser les contacts Outlook avec MobileMe ou les appareils iOS. Tout seul, Outlook ne sait pas dialoguer avec un iPhone ou un iPad.



Mais ce qui vaut pour Carnet d'adresses ne vaut pas pour iCal qui reste ignoré par ce service de synchronisation. Ce n'est pas un oubli, Microsoft n'a pas réussi à intégrer en temps en heure une fonction de synchronisation d'événements satisfaisante et plus fiable que celle d'Entourage (lire ce billet d'explication du responsable du développement d'Outlook pour les détails).

Elle devrait arriver à la faveur d'une future mise à jour intermédiaire (celle de la mi-novembre ne la contenait pas ; lire Première mise à jour d'Office 2011), mais aucune date n'est fournie.

Et pas d'ouverture non plus vers des services web comme Google Calendar ou l'agenda de MobileMe puisque le support de CalDAV est lui aussi absent. En somme, seuls les propriétaires d'iPhone titulaires d'un compte Exchange pourront synchroniser leur agenda entre Outlook et leur téléphone.

Autre absent notable pour certains habitués d'Entourage, le Centre de projets. Il permettait de rassembler, dans une sorte de super dossier, des contacts, des mails, événements, documents ou notes relatifs à un travail en cours engageant plusieurs personnes. Il est passé à la trappe. Microsoft le justifie par un désintérêt à son égard d'une majorité d'utilisateurs. Seconde raison possible à cette éviction, l'absence d'équivalent dans Outlook Windows avec qui Outlook Mac entend se conformer. Tant pis pour ceux qui l'avaient apprivoisé, il n'y a aucun substitut dans Office. Enfin, beaucoup plus anecdotique, l'abandon du support des newgroups Usenet…

Time Machine en service minimum

Time Machine est (enfin) mieux géré par Outlook, en cela que ses messages ne sont plus enfermés dans une base de données monolithique pouvant peser plusieurs giga-octets. Une masse qui rendait fastidieuses les sauvegardes avec l'outil d'Apple. Maintenant, à chaque message correspond un fichier qui peut être sauvegardé isolément.

Outlook s'appuie en fait sur deux éléments. Un dossier contenant ces messages (mais aussi les pièces jointes, les préférences, les contacts…) et une base de données d'appoint (une sorte d'index de la précédente). Cette dernière aide aux fonctions de recherche de Spotlight. Si vous la supprimez, Outlook la reconstruit immédiatement (on peut le provoquer manuellement avec un appui sur la touche "alt" au lancement de l'application pour la réparer le cas échéant). On peut donc l'exclure des sauvegardes Time Machine.



Cependant il manque une fonction non négligeable de Time Machine. Celle d'aller récupérer un message effacé par erreur sans quitter son application d'origine (comme le font Mail, iPhoto ou Carnet d'Adresses pour ne citer qu'eux). Là, lorsque vous êtes dans Outlook et que vous "entrez dans la Time Machine", ce sont les différents points de sauvegarde du Finder qui s'affichent sur le fond étoilé. Vous ne pouvez que farfouiller au sein des sauvegardes du dossier "Données utilisateurs Microsoft" mais le chemin d'accès aux messages individuels est complètement abscons. On peut alors utiliser le moteur de recherche du Finder pour retrouver le fichier du message en tapant par exemple un mot-clef de son texte.



Cependant, lorsqu'on retrouve et restaure ce fichier dans son dossier d'origine, Outlook ne le réaffiche pas avec les autres mails. Et ce, même après une reconstruction de sa base. Et si l'on double clique ce fichier de message, en espérant l'ouvrir dans Outlook, ce dernier s'y refuse avec un message d'erreur.



La solution est alors de restaurer le dossier Données Utilisateur Microsoft dans son intégralité ou tout au moins l'un de ses principaux sous-dossiers.

Un ruban très rigide

Comme Word, Excel et PowerPoint, le ruban d'icônes né sur Windows figure dans Outlook comme méthode d'accès rapide aux fonctions les plus usitées (relève de mail, classement dans des dossiers, drapeau rouge, etc). Côté plus, on fait l'économie de visites dans les menus et sous-menus. Un ruban présent au travers de trois onglets pour, essentiellement, manipuler les messages et gérer ses boîtes aux lettres.



Tordons le cou à l'idée selon laquelle, par sa disposition horizontale, il gâcherait de la place en hauteur alors que les écrans privilégient la largeur. Ce n'est vrai qu'avec la fenêtre d'Outlook présentée à la manière de Mail. Car on peut aussi l'afficher en trois colonnes (Mail également, mais avec le renfort de plug-ins tiers comme WideMail et Letterbox) : colonnes des dossiers, de la liste des messages et de celle du message sélectionné. Dans ce cas, on a beaucoup plus d'informations sous les yeux que Mail, qui oblige à choisir entre attribuer plus de place à la liste des messages ou favoriser la fenêtre pour les lire. Ce ruban peut d'ailleurs se replier et ne plus afficher que les titres des onglets dans une petite barre.


Outlook et Mail - cliquez pour agrandir


Outlook (en colonnes) et Mail - cliquez pour agrandir

Côté moins il y a aussi de quoi dire. Contrairement aux autres logiciels de la suite, le ruban d'Outlook n'est pas personnalisable dans son contenu. Impossible de réordonner les modules d'icônes entre eux (pour rapprocher ceux que l'on utilise le plus souvent), d'en supprimer ou même de supprimer un onglet. Ce tout dernier point est à tempérer, Outlook ne compte que trois onglets, contre deux ou trois fois plus chez ses camarades.

Résultat si on n'utilise que quelques-unes des fonctions de ce ruban on doit quand même l'afficher dans son entier. Ou bien le replier et se tourner vers les raccourcis clavier. Il y a un côté tout ou rien un peu déplaisant. En outre, les autres applications d'Office ont un atout : leur barre d'outils peut recevoir des icônes d'action. Et en nombre ! Dans Word par exemple, à tout élément de menu correspond une icône que l'on peut placer à cet endroit. On se compose alors une barre d'outils sur mesure et l'on pourra éventuellement fermer le ruban sans remords.



Outlook propose bien quelques actions pour cette barre d'outils, mais en nombre dérisoire. On a par exemple le bouton de relève de courrier, mais pas de suppression, ni de drapeau rouge ni de changement d'état de lecture du message. Autre situation, si vous êtes dans le troisième onglet d'Outlook et que vous avez besoin de cliquer l'icône pour répondre à un message ou le supprimer, il faut revenir au premier onglet pour les trouver. Alors qu'ils auraient été accessibles à tout instant depuis la barre d'outils.



Microsoft explique cette singularité d'Entourage par sa réécriture avec un respect plus marqué des guidelines d'Apple. Alors que la flexibilité d'interface d'un Word ou d'un Excel serait d'une certaine manière le fruit d'un héritage du passé de ces applications où Microsoft faisait les choses à sa manière.

Les avis sur ce ruban resteront certainement partagés, mais on se compte parmi ceux qui l'apprécient dans les grandes lignes, tout en regrettant qu'il ne soit pas plus malléable.

Lecture et écriture

Dans la rédaction et la lecture des mails, quelques changements sont intervenus. En premier lieu, il y a le regroupement des boîtes d'arrivée de plusieurs comptes en une seule boîte universelle. Simple, connu et pratique, rien à redire. Avec ce petit plus d'Outlook qui, visuellement, sépare mieux les messages reçus au fil des jours. Dans Mail par exemple il faut se repérer à la colonne des dates, alors qu'Outlook affiche des barres de séparation avec la mention du jour. C'est de l'ordre du détail, mais on appréhende mieux sa semaine de courriers reçus (et accessoirement ceux toujours en souffrance…).





On citera aussi la nouvelle palette multimédia qui donne accès aux contenus d'iPhoto, d'Aperture, d'iTunes ou Photo Booth pour glisser rapidement une photo ou un morceau dans son mail.

Autre nouveauté, la présentation par conversation. Plusieurs messages appartenant à un même échange sont regroupés en un seul. S'il est sélectionné, le début de chaque message est listé dans la fenêtre de lecture des mails. On a alors une vue condensée sur les réponses de chacun. Cependant, cet aperçu est très court et Microsoft aurait pu aller plus loin en permettant de déplier ces en-têtes pour consulter tout ou partie de ces mails au sein d'une grande enfilade. Chose que fait par exemple son concurrent Postbox.





Dans le registre des petites choses utiles, le bouton Filtres qui permet un tri rapide des mails dans le dossier courant pour n'afficher que ceux contenant une pièce jointe, ceux répondant à une date d'envoi ou de réception récente, les non lus, etc. Ou encore le bouton pour déplacer rapidement dans des dossiers favoris dont on établit soi-même la liste. Mais pas de Cmd-Z bien pratique pour annuler le déplacement d'un message vers un dossier.

Spotlight et Quick Look inclus

Outlook s'est mis à Quick Look pour prévisualiser les pièces jointes d'un message d'un coup de barre d'espace, mais c'est le minimum syndical en 2010. Et l'on aurait préféré que des pièces jointes telles que des images s'affichent directement dans le corps du mail (ou au moins avoir l'option) pour en prendre connaissance immédiatement, plutôt que de jouer du Quick Look à répétition. Entourage, lui, savait le faire. On a également aperçu une bonne idée chez le concurrent Postbox, il sait extraire depuis le texte d'un mail des éléments comme les URL, les pièces jointes ou des adresses et les présenter à part pour une récupération immédiate. Rien de tel ici (et pas mieux chez Mail).



Autre technologie de Mac OS X utilisée, Spotlight pour la recherche de mail ou de contacts depuis la barre des menus de Mac OS X. Le moteur intégré d'Outlook en fait bon usage aussi et propose bien plus de critères que Mail. On aurait bien aimé cependant que parmi la poignée de critères de recherche proposés d'emblée par le champ intégré, figure celui du "corps du message" que l'on utilise souvent.



Ou que l'on puisse choisir le critère de recherche ("de", "objet, à", etc) avant de saisir son mot clef, car cela a pour effet de ramener les premiers résultats et sur une base de mail très lourde il est plus pénible de reprendre la main pour préciser le critère (à défaut on peut le saisir à la main puis ajouter le mot-clef). Par défaut la recherche porte sur le dossier en cours, mais d'un clic dans le ruban on peut l'élargir à tous les messages et avec des réponses nettement plus rapides qu'avec Entourage.



Des critères de recherche qui pourront être enregistrés pour créer un dossier virtuel, une spécialité des prédécesseurs d'Outlook, largement copiée par Apple avec ses albums ou dossiers "intelligents".

Microsoft a aussi revu et corrigé l'utilitaire My Day, un petit utilitaire autonome qui affiche les tâches et événements de la journée (on peut aussi balayer les autres jours). Son interface a perdu l'aspect boursouflé (et pour tout dire assez laid) qui prévalait dans Office 2008 pour devenir plus sobre. My Day permet de voir les détails d'un événement sans ouvrir Outlook (mais ce sera nécessaire pour les éditer). Signalons aussi l'assistant de planification d'une réunion pour inviter plusieurs personnes et suivre leurs réponses. Les conflits de dates sont signalés (lorsqu'une proposition de réunion tombe en même temps qu'un autre rendez-vous) et la période en question est directement affichée dans le corps du mail qui la signale. Ce qui évite d'aller dans le module Calendrier.



Ce qui amène au support amélioré des serveurs Exchange pour faire d'Outlook Mac un citoyen modèle au sein d'un environnement mixte et plutôt PC (à ce stade du test nous avons sollicité le retour d'expérience d'un collaborateur/pigiste de MacGeneration - Jean-Christophe Vignes - , qui utilisait Entourage et maintenant Outlook Mac dans un cadre de moyenne entreprise.

Exchange ou le rendez-vous manqué

Utiliser un Mac en entreprise a longtemps été un acte de foi, voire de rébellion : imposer Mac OS X au milieu de tous les PCs sous Windows n’est pas chose aisée et la meilleure solution reste encore de ne pas faire de vagues. Apple l’a bien compris, qui permet aux logiciels de la suite iWork d'enregistrer aux formats Excel, Word et PowerPoint. Même si on peut s’en plaindre, Microsoft règne toujours en maître dans le monde de l’entreprise, avec les services de courrier d’Exchange en figure de proue.

C’est dire si cette partie de la nouvelle suite Office était attendue, d’autant plus qu’en changeant le nom de l’application d’Entourage à Outlook, Microsoft a envoyé un signal fort, laissant entendre qu'elle pouvait enfin prétendre aux mêmes fonctions que son homologue PC. Avec une moyenne quotidienne d'une petite centaine de mails, une base de données de 8 Go et officiant dans une entreprise comptant 10 Mac pour 90 PC, nous attendions cette version avec impatience… La déception fut malheureusement proportionnelle.

Outlook est bien plus qu’un simple logiciel de messagerie, mais même sur ce plan nous avons été déçus. Ainsi, Microsoft a fait grand cas (lire Microsoft annonce Office 2011 pour Mac) d’une plus grande compatibilité avec des outils PCs, notamment l’importation de fichiers .PST, le format utilisé par la version PC pour archiver des courriers électroniques. Soyons justes, l’importation fonctionne très bien et nous avons pu récupérer plusieurs giga-octets de courrier qu’Entourage refusait de traiter.

On comprend alors d’autant moins qu’Outlook Mac ne puisse toujours pas exporter dans ce format, ce qui nous oblige à nous marginaliser encore en utilisant Time Machine alors que le logiciel de sauvegarde de l’entreprise s’accommode très bien du format .PST utilisé par les PC !

Même si nous placions beaucoup d’espoirs sur ce point, Outlook n’a malheureusement pas abandonné totalement le principe d'une base de données monolithique : les mails sont simplement dupliqués sous forme de fichier texte pour pouvoir être indexés par Time Machine et Spotlight. Cela permet de retrouver des mails plus rapidement, mais n’évite pas les crashs ! Nous avons ainsi perdu notre base entière après un redémarrage et, plus grave, l’entièreté de notre base a été supprimée sur le serveur Exchange… Ce qui « n’arrive jamais sur un PC » bien entendu, comme on ne s’est pas privé de nous le dire au service informatique.

Ultime paradoxe, lorsque nous avons dû rapatrier tous nos mails depuis une sauvegarde du serveur, nous avons pu constater que la connexion au serveur Exchange et le téléchargement des emails était près de deux fois plus lentes que la même opération dans… Mail d’Apple !

La partie calendrier n’est guère plus brillante : si on apprécie de voir la disponibilité des « invités » directement dans une invitation à une réunion, on s’étonne que la fonction sur PC qui permet de proposer une autre date (lorsqu'on n’est pas disponible) soit toujours absente de la version Mac. Il faut donc, toujours, refuser une réunion puis envoyer une nouvelle invitation aux autres membres de la réunion : deux emails, trois étapes, là où vos collègues PC-istes font ça en un clic depuis des années.

Moins grave, mais tout aussi agaçant, si vous avez accès aux calendriers d’autres membres de votre équipe, Outlook intégrera leurs adresses e-mail comme si elles étaient à vous. Du coup, lorsque vous écrivez à ces personnes, Outlook affiche votre nom comme information de destinataire… C’est d’autant plus ennuyeux que Microsoft a décidé de supprimer la fonction « renvoyer », si pratique dans Entourage. Si le destinataire n’est pas le bon ou si vous avez oublié la pièce jointe, vous devrez désormais créer un tout nouveau message ou, au mieux, le « faire suivre », mais dans ce cas le texte de votre mail sera précédé de caractères « > » comme une citation. Microsoft a aussi supprimé la fonction d'Entourage « retirer un niveau de signe supérieur » qui servait justement à nettoyer le texte de vos emails avant envoi. Il ne s'agissait pas de fonctions majeures, mais de petites fonctionnalités pratiques et donc appréciées.

Ces quelques exemples sont malheureusement symptomatiques : les fonctions vraiment nouvelles sont souvent incomplètes, des fonctions PC manquent encore à l’appel et des choses très utiles d’Entourage ont disparu inexplicablement. Oui, Outlook est plus rapide au lancement, l’interface est plus jolie que celle d'Entourage, et plus Mac aussi, mais après plusieurs semaines d’utilisation quotidienne, nous avons dû nous rendre à l’évidence : l’évolution par rapport à Entourage ne s'est pas toujours faite dans le bon sens.

C’est bien simple, puisque nous devions abandonner Entourage (pour pouvoir utiliser Word 2011, une vraie réussite) nous sommes passés à Mail qui gère au moins aussi bien notre serveur Exchange et… gratuitement. Sachant qu’on peut acquérir Office 2011 sans Outlook, pour une version qui coûte presque 250 € de moins, la question mérite d’être posée : vous ne serez toujours pas l’utilisateur PC idéal, mais au moins vous coûterez moins cher en licence !

Conclusion

Ce détour par l'utilisation d'Outlook en entreprise terminé vient l'heure du bilan. Comme dit précédemment on fait face à une nouvelle application mêlant avancées, nouveautés, mais aussi reculades et lacunes (peut-être temporaires, mais bien réelles à l'heure actuelle). On regrette aussi de ne pas avoir rencontré de vraies nouvelles idées pour mieux gérer son mail. La critique sera faite à l'identique à Mail qui n'évolue qu'au gré des révisions majeures de Mac OS X et encore, à pas comptés. L'inventivité se trouve plutôt chez des outsiders comme Postbox ou Thunderbird, lesquels il est vrai n'ont pas l'obligation comme Outlook de se mettre dans les pas du grand frère sur Windows.

Nous avons aussi essuyé des plantages récurrents (au moins un tous les deux ou trois jours) ainsi que des problèmes de mémorisation du mot de passe des comptes mail utilisés. Cependant, la première mise à jour d'Office corrigeait dans Outlook des problèmes ressemblant fortement à ceux énumérés. Ce test ayant été conclu juste après la sortie de cette révision il est trop tôt pour affirmer qu'ils ont complètement disparu, mais on dirait que oui.

Sauf à avoir un besoin crucial du Centre de projets d'Entourage et si la compatibilité avec Exchange ne figure pas au rang des impératifs, le passage d'Entourage à Outlook n'est pas inintéressant, car après un peu d'adaptation avec la nouvelle interface on profite de quelques améliorations de bon aloi. Cependant, on a le sentiment d'avoir affaire à un travail de refonte bien engagé, mais inachevé, qu'Outlook ne donnera sa pleine mesure qu'au fil de prochaines mises à jour ou (pire) lors de sa future grande version.

Pour les autres, tentés par Office 2011, mais pleinement satisfaits de Mail (ou d'un concurrent) Outlook se fait moins indispensable. Mail ne s'en sort pas si mal en définitive pour un usage intensif du courrier électronique et il est bien intégré à Mac OS X. Dans ce cas, on conseillera plutôt la version de base d'Office 2011.

NB : Aucune version démo de la suite n'est disponible pour se faire sa propre opinion, Microsoft devrait néanmoins la proposer vers la toute fin de l'année.
NB 2 : On conseillera une visite sur le site d'Yves Cornil si l'on désire en savoir plus sur le fonctionnement et les nouveautés d'Office 2011.