Après avoir été distribué en version Bêta gratuite, Yep est devenu un shareware. L'objet de ce logiciel est de gérer les documents PDF à l’instar des photos dans iPhoto, c’est-à-dire à l’aide d’un navigateur. Les fichiers PDF sont donc accessibles par mot-clefs, via des albums, intelligents ou non.
Une nouveauté de cette version 1.6.4 est l’import automatique des fichiers pdf : à cette fin le disque dur est ratissé systématiquement. En outre, associé à un scanner, Yep peut gérer la numérisation des documents.
À noter la régularité des mises à jour de l’application qui sont autant d’occasion de correction de bogues et d’apport de nouvelles fonctionnalités (à l’image de Yepshot).
Interface
L'interface évoque iPhoto. Elle est composée d’une partie centrale affichant les vignettes (à taille réglable) des documents PDF, d’une colonne de gauche permettant de gérer l'organisation des documents en album et d’une partie droite décrivant le plus complètement possible le(s) document(s) affiché(s).
La colonne de gauche peut recouvrir plusieurs emplois. En lieu et place de l'organisation en album, elle peut afficher les mots-clefs (cf infra), ou un browser des dossiers de vos disques. Il est alors possible de déplacer directement les documents PDF d'un dossier à un autre par simple « glisser-déposer ».
Le passage d'un outil à un autre de la partie gauche se fait par un effet – mitigé car trop rapide - de retournement.
La partie centrale affiche classiquement les vignettes de la première page du document pdf, mais peut également présenter les documents sous forme de liste. Les informations affichées sont bien sûr modifiables grâce aux en-têtes de colonnes.
C'est également cette partie centrale qui se transforme en visualiseur. De façon analogue à iPhoto et son éditeur d'image, le visualiseur permet d'envoyer directement le PDF par email, de l'imprimer, de lui faire subir une rotation ou de l’afficher en plein écran.
Nouveauté de la 1.6.3, l’utilisateur a désormais la faculté de choisir la page qui tiendra lieu de miniature. Il est cependant dommage que cette fonctionnalité soit dissimulée dans les menus, et non directement accessible via une petite icône.
Un second regret tient à l'impossibilité d'enrichir le document de commentaires textuels (Il aurait été intéressant de pouvoir apposer un Post-it sur le PDF).
Quant à la partie droite, elle affiche, à la manière des informations du Finder, toutes informations disponibles sur le document.
Importation des PDF
Yep n'importe plus les documents dans ses répertoires mais répertorie l’intégralité du disque dur au démarrage. À titre d'exemple, il a fallu 1 minute à la première ouverture pour rassembler 1600 fichiers PDF sur un disque dur occupé à hauteur de 120 Go.
Heureusement il est possible de choisir les répertoires à explorer, et, mieux encore, ceux à éviter ! Il aurait été bienvenu de pouvoir conserver ses configurations, et d'avoir de surcroît la possibilité d'activer/désactiver le scan (Si on sait ne pas avoir générer de nouveaux pdf, pourquoi rescanner ?)
Mais il est possible via Yep de générer facilement de nouveaux documents PDF :
- Associé à un scanner, Yep sait numériser directement un document.
- Fonction bien pratique pour ceux qui n'ont pas de scanner mais un appareil photo numérique, Yep peut générer un document PDF à partir d'une image. Des mots-clefs pourront ensuite être ajoutés pour structurer l’archivage. Cette fonctionnalité, disparue avec la version 1.5, et est reparue avec plaisir avec la version 1.6.1 !
- Impression : Yep ajoute un item "Save PDF to Yep" au menu PDF du dialogue d'impression Mac OS X. Ainsi Yep génère un document PDF qu'il place dans son répertoire d'import. Ce dernier est organisé hiérarchiquement par date (an/mois/jour). Sa localisation est désormais configurable par les préférences.
- Nouveauté : YepShot. Vous pouvez activer cette option, qui ajoute simplement un signet à votre navigateur préféré. Puis, lors de la navigation et du choix de ce signet, Yep produit alors un document PDF, et lui ajoute automatiquement comme mots clefs, les termes sélectionnés dans la page. Bonne idée... mais la génération de page n'est pas optimale, et la qualité du document produit dépend beaucoup de la complexité de la page.
Sur les nouveaux documents générés et sur les documents PDF n'ayant pas encore de mots-clefs, Yep ajoute optionnellement un tag "new" très voyant qui permet de les repérer facilement. Ainsi Yep rappelle à l'utilisateur qu'il doit ajouter des mots-clefs...
"Mot-clef" : le mot-clef de yep !
La recherche par mot-clef est très bien faite. La fréquence d'apparition de ce mot-clé dans la base des PDF est affichée en partie centrale. Ainsi, une fonte importante témoigne d’un grand nombre de fichiers PDF contenant ledit mot-clé. Il suffit de survoler le mot-clef pour connaître le nombre d'occurrences. Dans la partie centrale, la vignette de ce mot apparaît sur les documents concernés. Pratique.
Si vous cliquez sur un mot-clé, Yep n'affiche plus que les documents contenant ce mot-clé. On peut alors affiner sa recherche.
Un bouton permet de mémoriser les critères de la sélection courante en une collection intelligente, en complétant éventuellement les critères de cette sélection.
Un autre bouton permet de sélectionner justement aussi les documents qui n'ont justement pas de mots-clefs.
Amusant est l'effet de loupe sur les mots-clefs lorsqu'on glisse le curseur sur la liste : le mot pointé est mis en évidence (plus gros et fond bleu) et les mots voisins sont également un peu grossis.
Pour ajouter des mots-clés, il est possible de demander à Yep de rechercher lui-même dans le texte du PDF les mots les plus fréquents et d’en dresser une liste. Bien sûr cette recherche peut être un peu dirigée en indiquant les mots à ne pas prendre en compte (les mots génériques tels que les articles, les mots de liaison.) ou au contraire en donnant de l'importance à certains mots - essentiels en dépit de leur faible occurrence -.
Divers
Plusieurs autres fonctionnalités répondent à l’appel. Ainsi, il est possible d'activer une loupe pour mieux visualiser directement la miniature sans ouvrir le document. Pratique.
Une aide (en anglais) est disponible. À noter que Yep recourt à Spotlight pour mettre la main sur les fichiers PDF.
Enfin, une fonctionnalité intéressera le monde de l’éducation. En effet, Yep peut être couplé avec Google Scholar,un module Google spécialisé dans la documentation.
En conclusion
Yep permet donc d’ordonnancer efficacement ses fichiers PDF. Pour ce faire, il offre une palanquée de fonctionnalités et un système de mots-clefs très efficient ! En continuelle évolution, il est indubitablement un outil bien pensé.
Une nouveauté de cette version 1.6.4 est l’import automatique des fichiers pdf : à cette fin le disque dur est ratissé systématiquement. En outre, associé à un scanner, Yep peut gérer la numérisation des documents.
À noter la régularité des mises à jour de l’application qui sont autant d’occasion de correction de bogues et d’apport de nouvelles fonctionnalités (à l’image de Yepshot).
Interface
L'interface évoque iPhoto. Elle est composée d’une partie centrale affichant les vignettes (à taille réglable) des documents PDF, d’une colonne de gauche permettant de gérer l'organisation des documents en album et d’une partie droite décrivant le plus complètement possible le(s) document(s) affiché(s).
La colonne de gauche peut recouvrir plusieurs emplois. En lieu et place de l'organisation en album, elle peut afficher les mots-clefs (cf infra), ou un browser des dossiers de vos disques. Il est alors possible de déplacer directement les documents PDF d'un dossier à un autre par simple « glisser-déposer ».
Le passage d'un outil à un autre de la partie gauche se fait par un effet – mitigé car trop rapide - de retournement.
La partie centrale affiche classiquement les vignettes de la première page du document pdf, mais peut également présenter les documents sous forme de liste. Les informations affichées sont bien sûr modifiables grâce aux en-têtes de colonnes.
C'est également cette partie centrale qui se transforme en visualiseur. De façon analogue à iPhoto et son éditeur d'image, le visualiseur permet d'envoyer directement le PDF par email, de l'imprimer, de lui faire subir une rotation ou de l’afficher en plein écran.
Nouveauté de la 1.6.3, l’utilisateur a désormais la faculté de choisir la page qui tiendra lieu de miniature. Il est cependant dommage que cette fonctionnalité soit dissimulée dans les menus, et non directement accessible via une petite icône.
Un second regret tient à l'impossibilité d'enrichir le document de commentaires textuels (Il aurait été intéressant de pouvoir apposer un Post-it sur le PDF).
Quant à la partie droite, elle affiche, à la manière des informations du Finder, toutes informations disponibles sur le document.
Importation des PDF
Yep n'importe plus les documents dans ses répertoires mais répertorie l’intégralité du disque dur au démarrage. À titre d'exemple, il a fallu 1 minute à la première ouverture pour rassembler 1600 fichiers PDF sur un disque dur occupé à hauteur de 120 Go.
Heureusement il est possible de choisir les répertoires à explorer, et, mieux encore, ceux à éviter ! Il aurait été bienvenu de pouvoir conserver ses configurations, et d'avoir de surcroît la possibilité d'activer/désactiver le scan (Si on sait ne pas avoir générer de nouveaux pdf, pourquoi rescanner ?)
Mais il est possible via Yep de générer facilement de nouveaux documents PDF :
- Associé à un scanner, Yep sait numériser directement un document.
- Fonction bien pratique pour ceux qui n'ont pas de scanner mais un appareil photo numérique, Yep peut générer un document PDF à partir d'une image. Des mots-clefs pourront ensuite être ajoutés pour structurer l’archivage. Cette fonctionnalité, disparue avec la version 1.5, et est reparue avec plaisir avec la version 1.6.1 !
- Impression : Yep ajoute un item "Save PDF to Yep" au menu PDF du dialogue d'impression Mac OS X. Ainsi Yep génère un document PDF qu'il place dans son répertoire d'import. Ce dernier est organisé hiérarchiquement par date (an/mois/jour). Sa localisation est désormais configurable par les préférences.
- Nouveauté : YepShot. Vous pouvez activer cette option, qui ajoute simplement un signet à votre navigateur préféré. Puis, lors de la navigation et du choix de ce signet, Yep produit alors un document PDF, et lui ajoute automatiquement comme mots clefs, les termes sélectionnés dans la page. Bonne idée... mais la génération de page n'est pas optimale, et la qualité du document produit dépend beaucoup de la complexité de la page.
Sur les nouveaux documents générés et sur les documents PDF n'ayant pas encore de mots-clefs, Yep ajoute optionnellement un tag "new" très voyant qui permet de les repérer facilement. Ainsi Yep rappelle à l'utilisateur qu'il doit ajouter des mots-clefs...
"Mot-clef" : le mot-clef de yep !
La recherche par mot-clef est très bien faite. La fréquence d'apparition de ce mot-clé dans la base des PDF est affichée en partie centrale. Ainsi, une fonte importante témoigne d’un grand nombre de fichiers PDF contenant ledit mot-clé. Il suffit de survoler le mot-clef pour connaître le nombre d'occurrences. Dans la partie centrale, la vignette de ce mot apparaît sur les documents concernés. Pratique.
Si vous cliquez sur un mot-clé, Yep n'affiche plus que les documents contenant ce mot-clé. On peut alors affiner sa recherche.
Un bouton permet de mémoriser les critères de la sélection courante en une collection intelligente, en complétant éventuellement les critères de cette sélection.
Un autre bouton permet de sélectionner justement aussi les documents qui n'ont justement pas de mots-clefs.
Amusant est l'effet de loupe sur les mots-clefs lorsqu'on glisse le curseur sur la liste : le mot pointé est mis en évidence (plus gros et fond bleu) et les mots voisins sont également un peu grossis.
Pour ajouter des mots-clés, il est possible de demander à Yep de rechercher lui-même dans le texte du PDF les mots les plus fréquents et d’en dresser une liste. Bien sûr cette recherche peut être un peu dirigée en indiquant les mots à ne pas prendre en compte (les mots génériques tels que les articles, les mots de liaison.) ou au contraire en donnant de l'importance à certains mots - essentiels en dépit de leur faible occurrence -.
Divers
Plusieurs autres fonctionnalités répondent à l’appel. Ainsi, il est possible d'activer une loupe pour mieux visualiser directement la miniature sans ouvrir le document. Pratique.
Une aide (en anglais) est disponible. À noter que Yep recourt à Spotlight pour mettre la main sur les fichiers PDF.
Enfin, une fonctionnalité intéressera le monde de l’éducation. En effet, Yep peut être couplé avec Google Scholar,un module Google spécialisé dans la documentation.
En conclusion
Yep permet donc d’ordonnancer efficacement ses fichiers PDF. Pour ce faire, il offre une palanquée de fonctionnalités et un système de mots-clefs très efficient ! En continuelle évolution, il est indubitablement un outil bien pensé.
